Внедрение СЭД DIRECTUM в филиале РТРС «Урало – Сибирский региональный центр»

Внедрение СЭД DIRECTUM в филиале РТРС «Урало – Сибирский региональный центр»

Компания «Систем-Консалт» завершила внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в филиале РТРС «Урало – Сибирский региональный центр».

ФГУП «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» (РТРС) – одна из крупнейших телерадиосетей в мире, обеспечивает вещание около 900 телекомпаний и более 500 радиостанций. На территории Тюменской области ведущим поставщиком услуг по эфирной трансляции телевизионных и звуковых программ является филиал РТРС «Урало – Сибирский региональный центр». Филиал осуществляет свою работу на юге Тюменской области, ХМАО и ЯНАО. Общая площадь обслуживаемой территории составляет 1,46 млн. кв. километров.

В связи со сложной распределенной структурой филиала (9 территориально – производственных подразделений), а также большим объемом корреспонденции, отсутствием единого хранилища информации и удобного инструмента контроля, руководством филиала было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Главным критерием выбора ECM – системы стал опыт использования подобных систем партнеров и, после сравнительного анализа, выбор был сделан в пользу системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Работы по внедрению системы стартовали в конце января 2015г. в тесном взаимодействии с сотрудниками филиала РТРС «Урало – Сибирский региональный центр» внедрение проводили специалисты компании «Систем – Консалт» (г. Тюмень, Сертифицированный партнер DIRECTUM).

В рамках проекта был внедрен модуль «Канцелярия». Непростой опыт использования другой системы электронного документооборота не стал помехой для автоматизации процессов делопроизводства, а наоборот, помог избежать известных проблем и подтолкнул к дальнейшему развитию. Теперь весь процесс работы с входящими, внутренними и исходящими документами – создание, согласование, регистрация и исполнение поручений – проходит преимущественно в электронном виде.

Благодаря этому сократились затраты времени на регистрацию и передачу документов на исполнение, уменьшился риск потери документов. «Одно окно» для входящих заданий и поручений и наличие удобного механизма напоминаний позволило повысить уровень исполнительской дисциплины, а отчеты DIRECTUM – быстро и наглядно осуществлять контроль исполнения поручений.

Для соблюдения сроков и ускорения процесса согласования договорных документов, был настроен модуль «Управление договорами». Но работа с договорами была бы не полной без согласования технических условий. Поэтому в DIRECTUM был реализован механизм подготовки, согласования и регистрации ТУ.

Все пользователи филиала РТРС «Урало – Сибирский региональный центр» обучены правилам работы в системе DIRECTUM, а ключевые сотрудники прошли углубленное обучение и успешно аттестовались.

DIRECTUM стал единым местом накопления опыта и корпоративных знаний для использования в дальнейшей работе (версии документов, история переписки, обоснования принятия решений, др.).

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *